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事業者必見!支払調書の必要性や書き方について徹底解説

事業者必見!支払調書の必要性や書き方について徹底解説

今回は、業種・業態とわず事業に携わる人なら絶対知っておくべき「支払調書の必要性や書き方」について徹底解説していきます。支払調書とはそもそも何なのかといった説明や、書き方の注意点についても詳しくご紹介しますので、是非参考にされてください。

支払調書とは?

帳簿

そもそも支払調書とは、ある事業者や企業がフリーランスや自営業者など個人事業主に対して報酬や料金を支払った際、その詳細について記入するための書類となります。正式名称は「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」で、税務署に提出するための法定調書の一つです。

支払調書の源泉徴収の違い

支払調書と同じ法定調書の一つに「源泉徴収票」というものがありますが、双方は似て非なるものです。源泉徴収票は事業主や企業が給料を支払った相手に対して必ず発行するべき書類ですが、一方支払調書は必ずしも発行しなければならないという義務はなく、一定の条件の場合のみ必要となります。たとえば、所得税法に基づき原稿料やデザイン料、印税や賃料などが一定額を上回る場合、支払調書を発行し税務署に提出する必要が発生します。

支払調書の必要性

支払調書の必要性はズバリ、フリーランスや自営業者、その他個人事業主が年に一度の確定申告を行う際に申告の準備をスムーズに行うためです。個人事業主の方にとって確定申告のための日頃からの帳簿付けや収支管理、その他会計は全て個人で行う必要がある為、非常に億劫で大変な業務となります。しかし、取引先が税務署に支払調書を提出した後に同じ内容の支払調書を発行してもらい受け取ることによって、その事業の報酬と源泉所得税額を確認することができ、確定申告に必要な準備が楽になるのです。

支払調書の正しい書き方のポイントとは?

支払調書を実際に作成する際にはいろいろと条件があるため非常に複雑になっております。しかし先述のとおり、一定の条件を満たす場合には支払調書の発行及び税務署への提出が義務付けられているため、その書き方について予め理解しておく必要があります。そこで、支払調書の正しい書き方のポイントについて3つ紹介します。

ポイント1:支払調書の作成者は「源泉徴収義務者」

まず、支払調書を作成(発行)するのは「源泉徴収義務者」であるということを念頭に置く必要があります。個人事業の場合、一人以上従業員を雇っている場合には源泉徴収義務者となり支払調書を作成する必要がありますが、従業員を一人も雇わずに事業主一人で仕事を行っている場合はそれに該当しません。その為、あなたが事業主として一人で仕事をしている場合、外部に仕事を依頼し彼らへの報酬が発生した場合でも、あなたは源泉徴収義務者ではないため支払調書を発行する必要はないのです。法人、もしくは個人事業主で源泉徴収義務者に該当する場合には、基本的に支払調書は税務署への提出用と依頼主への発行用と2枚作成します。

ポイント2:支払調書の記載項目

支払調書を実際に書いていく際には、「報酬、料金、契約金及び賞金の支払調書」の原本の項目に沿って記入していきます。主な記載項目には支払いを受ける者、支払い者の住所、氏名もしくは名称、そして法人番号もしくは個人番号(マイナンバー)をまず記入していきます。マイナンバーに関しては、税務署へ提出用の支払調書の場合のみ記入します。その他にも具体的にどんなことに対する報酬なのかを記入するための「区分」、それに関する詳細の「細目」、そして「支払金額」及び「源泉徴収税額」を記入します。支払調書の原本は国税庁の公式ホームページからダウンロードすることができます。

ポイント3:支払調書の提出期限と提出先

支払調書の提出先ですが、基本的には発行者の会社がある地区の税務署に提出することになります。支払調書の提出期限は、支払うべき報酬等の総額が確定した時点で作成を行い、翌年の1月31日までに税務署に提出します。個人事業主らへの支払調書の発行に関しては特に期限が設けられておりませんが、支払調書は確定申告の際に必要となる場合があるため、年始の数ヶ月前には準備しておきましょう。

支払調書をもらう際の注意点

書類の山

以上の3つが支払調書の書き方やポイントとなります。一方であなたが支払調書を受け取る側である場合にもいくつか知っておくべきことがあります。ということで、ここからは支払調書をもらう際の注意点について一緒に見ていきましょう。

支払調書は必ず発行されるものではない

まず、支払調書は必ず発行されるものではないということを知っておく必要があります。既に述べたように、一定の条件を満たす場合源泉徴収義務者は支払調書の税務署への「提出」は義務付けられておりますが、仕事の依頼者への発行は任意となっており、支払調書を一切発行しない企業も存在します。そのためもらう側が確定申告を行う際にも、支払調書が発行された場合のみ申告書類に添付しますが、それもまた任意となります。

発行の要請はお早めに

支払調書の発行が任意となっていますが、場合によっては受け取り側がどうしても必要になるケースがあります。例えば業務取引に関する帳簿付けをしっかりと行っていなかった場合、支払調書なしでは正確な収支決算が行えない場合は、本来発行を行っていない源泉徴収義務者の場合であっても、その旨を伝え発行を要請しましょう。複数の依頼者がいるなど相手方の発行が遅れ確定申告に間に合わないこともあるため、出来るだけ早く要請する必要があります。

支払調書の必要性や書き方|まとめ

今回は支払調書の書き方や必要性について詳しく紹介しました。支払調書を発行する側、受け取る側いずれにしても支払調書に関する基本的な知識が必要となります。また、一定条件を満たす場合のみ源泉徴収義務者は税務署への提出は義務付けられておりますが、依頼者への発行はあくまでも任意となっております。実際に支払調書を扱うことがある場合には以上で紹介した内容をぜひ参考にしてください。

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